Kiinnitätkö johtamisessasi huomiota tiimin työn sujuvuuteen? Tarkoitus, tavoite, toiminta ja tarkastelu: 4T-tsekkauslista auttaa muodostamaan rungon sujuvan työn johtamiselle.
Suorituksen johtaminen ja sujuva työ on monen tiimin työssä ihannetila, jota tavoitellaan, mutta jota arjen todellisuus välillä häiritsee. Tehokkuutta tarvitaan ja monestikaan sählinkeihin ei olisi varaa. Todellista tehokkuutta eivät ole nopeimmat oikopolut, vaan selkeys ja se, että tehdään oikeita asioita.
Tarkoitus luo pohjan työlle
Mielekästä työtä tehdään jotakin tarkoitusta varten. Työn tarkoitus on aina organisaation ulkopuolella. silloinkin, kun tiimi tekee tukipalvelua sisäisille asiakkaille. Miksi teidän tiiminne on olemassa? Milloin viimeksi kerroit sen tiimiläisille?
Ihminen omistautuu työlleen vasta, kun hän tuntee työn tarkoituksen henkilökohtaisesti merkitykselliseksi. Millaisin sanoin puhut työn tarkoituksesta? Miten paljon asiakas tai työn tarkoitus on esillä. Enkä tarkoita tällä (vain) myyntimääriä tai laskutettuja euroja, vaan sitä, millä tavoin tiimin työn tarkoitus asiakkaalla toteutuu.
Johtajan oma asenne työn tarkoitusta kohtaan näkyy tiimille. Koetko sen henkilökohtaisesti tärkeäksi myös mahdollisten muutosten jälkeen? Tämänkin takia johdon työnohjaus on ensisijaisen tärkeää varsinkin organisaatiomuutosten yhteydessä. Voit tutkailla omaa suhtautumistasi työnne tarkoitukseen minimitasosta ylöspäin: Suostutko johtamistehtävään? Vai sitoudutko siihen tai peräti omistaudut?
Tavoite antaa tunteen tekemiselle
Siirryttäessä tarkoituksesta kohti käytäntöä sujuva työ tarvitsee riittävän konkreettisen ja kirkkaasti sanoitetun tavoitteen. Tavoitteen taso vaikuttaa sen herättämiin tunteisiin. Jos tavoite on mahdoton, sitä ei oteta vakavasti. Jos se on liian helppo, ihminen suuntaa energiansa muualle. Sanamuodot vaikuttavat siihen, millainen tunne syntyy, ja siihenkin, miten tavoite palvelee työn tarkoitusta.
Konkreettisuus luo mielikuvan siitä, millaista on sitten, kun tavoite on saavutettu. Millä kaikin tavoin se vaikuttaa asiakkaisiin, miltä saavutus tuntuu itsestä tai miten sitä voi tiimin kanssa juhlistaa.
Houkutteleva tavoite on toiselle näkemys jostakin paremmasta, toiselle se voi olla huonon tilanteen tai riskin välttäminen. Tutustu tiimisi jäseniin. Miksi he ovat sitoutuneet (tai suostuneet) tiiminne tarkoitukseen ja millaiset tavoitteet heitä motivoivat.
Toiminta pysyy paremmin yllä, kun se tuo iloa
Tekemisen ilo näkyy työn tuloksissa. Joskus tarvitaan sinnikkyyttä, silloin ilo syntyy siitä, että asia etenee ja tulee valmiiksi. Huolehdi siitä, että sinulla on riittävä ja mahdollisimman oikea tilannekuva tiimin työstä. Se vaatii myös ilmapiiristä ja turvallisuudesta huolehtimista ja reflektiokykyä, jotta tiimi kertoo sinulle asioita ja kykenet ottamaan viestejä vastaan.
Johtajana voit valmentaa, kannustaa ja palauttaa huomiota kokonaisuuden kannalta olennaisiin asioihin. Vaali silloinkin iloa, ja sitä, että toiminta vie tavoitteen suuntaan.
Tarkastelu tuottaa onnistumisen ja oppimisen
Suorituksen johtamisen tunnettu laki on, että sitä saa mitä mittaa. Se ei ole koko totuus. Konkreettisesti asetetuilla mittareilla on toki merkitys energian suuntaamiseen. Kannattaa sen lisäksi pysähtyä tarkastelemaan, millaista on se sanaton viestintä, kulttuurissa oleva todellisuus, jonka perusteella tiimi aistii, mitä työssä todella arvostetaan.
Tarkastelussa on useita tasoja. On hyvä toki tarkastella sitä, miten tavoite määrällisesti saavutettiin. Siihen usein mittaritkin antavat vastauksia. Tärkeää on myös tarkastella sitä, miten toiminta palveli tarkoitusta. Joskus esimerkiksi unohdutaan tarkastelemaan suoritteita tai menneen ajan tunnuslukuja, ja sivuutetaan se, miten vaikuttavan lisäarvon työ tuottaa.
Tuottaako tiimin työ vain liikettä, vai viekö se oikeasti eteenpäin?
t. Henna
