Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Covis Partners Oy (2542523-2)

Postiosoite: Satakunnantie 29 B 15, 20300 Turku

Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa: Henna Laukka, p. 050 555 7899, asiakaspalvelu@covis.fi

Verkkosivustomme osoite on https://www.covis.fi. Alta löydät Covis.fi -sivuston tietosuojaselosteen.

Covis Partners Oy:llä on myös asiakasrekisteri, jonka tietosuojaselosteen löydät täältä.

Miksi keräämme tietojasi

Covis Partners Oy toimii luottamusta vaativassa työssä esimerkiksi työnohjausten ja työyhteisövittelujen parissa. Kaikki toimijamme suhtautuvat varovaisuudella ja huolellisuudella tietojesi käyttöön ja keräämme vain sen, mikä on tarpeellista.

Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:

Sopimusten täytäntöönpano
Kun tilaat meiltä jotakin tai muuten sovimme, että me palvelemme sinua, meidän täytyy tallentaa tiettyjä tietoja sinusta omiin järjestelmiimme. Esimerkiksi nimi, yritys, osoitteet, laskutustiedot, tilauksen sisältö jne.

Asiakasviestintä
Kaikki sujuu paremmin, kun pystymme saamaan sinuun helposti yhteyden. Lisäksi sekin auttaa, että esimerkiksi tilaukseen tai projektin etenemiseen liittyviä tärkeitä tietoja on tallennettuna siten, että kuka tahansa meillä asiaa hoitava saa ne nähdäkseen. Eräs tällainen tieto voisi olla esimerkiksi se, että olet ensi viikon lomalla, joten silloin ei kannata yrittää soitella.

Oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen
Joissakin tilanteissa julkisen tahon on saatava tietää millainen projekti sinulle on toteutettu esimerkiksi innovaatiosetelin tuella.

Liiketoimintamme kehittäminen ja palveluiden kohdentaminen
Jotta voimme kehittää entistä parempia tuotteita ja palveluita, tarvitsemme tietoa esimerkiksi siitä, minkä tyyppiset yritykset ovat ostaneet tietyn tyyppisiä tuotteita. Tällöin voimme kirjata rekisteriimme esimerkiksi yrityksesi toimialan, liikevaihtoluokan, työntekijämäärän jne.

Myös palveluiden kohdentamisessa auttaa, että pystymme näkemään millaiset asiakkaat ostavat minkäkin tyyppisiä tuotteita. Tässä auttaa myös tieto siitä, mitä sivustomme sivuja ja mitä lähettämiämme sähköposteja tietyn tuotteen ostajat ovat lukeneet.

Mitä tietoja keräämme

Pääasiassa keräämme sinua koskevia tietoja, kun käyt nettisivuillamme (covis.fi), tilaat uutiskirjeen, otat meihin yhteyttä ennen asiakkuutta ja kun käytät palveluitamme. Tämän lisäksi saatamme kerätä sinua koskevaa tietoa julkisista lähteistä, kuten LinkedInistä. Tallennamme asiakas- ja markkinointirekisteriimme tietoja asiakkaistamme ja asiakasehdokkaistamme (eli potentiaalisista asiakkaista eli liideistä). Evästeiden kautta saamme tietoa myös tunnistautumattomista verkkosivukävijöistämme. (Evästekäytännöstä tarkemmin alempana).

Tallennamme tyypillisesti seuraavia tietoja:

Etunimi
Sukunimi
Sähköpostiosoite (esimerkiksi uutiskirjeen tilaaminen tai ajan varaaminen matalan kynnyksen palveluun edellyttää sähköpostiosoitteen antamista).
Yritys
Titteli
Postiosoite
Laskutusosoite
Puhelinnumero
Tiedot markkinoinnin luvista ja/tai kielloista
Henkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi kiinnostuksen kohteet)
Yhteydenottolomakkeiden ja chatin kautta syötetyt tiedot
Asiakaspalautetiedot
Ostohistoria
Nettisivujen kirjautumis- ja selaushistoria
Markkinointiviestien vastaanottohistoria
IP-osoite tai muu tunniste

Tietojen käsittelyperusteet

EU:n tietosuoja-asetus määrittelee kuusi käsittelyedellytystä, eli syytä tietojesi käsittelylle. Aina, kun tietojasi käsitellään, vähintään yksi edellytys täytyy täyttyä ja pidämme myös huolta, että näin on. Saatamme käsitellä henkilötietojasi usealla eri perusteella, mutta tyypillisimmin sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, oman oikeutetun etumme nojalla ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Oikeutettu etu tarkoittaa sitä, että yrityksenä saamme tarjota palveluitamme ja kehittää toimintaamme. Joitakin henkilötietoja saatamme käsitellä myös suostumuksesi nojalla.

Tietojen käsittely ja luovuttaminen kolmansille osapuolille

Emme myy yhteystietoja markkinointi- tai mihinkään muihinkaan tarkoituksiin yhtään kenellekään. Paitsi tietysti siinä tapauksessa, että sattuisimme myymään koko yrityksen. Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät Covis Partnersit töissään. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät. Tällaisia järjestelmiä ovat esimerkiksi markkinoinnin automaatioon käyttämämme Mailerlite. Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä.

Tietojen luovutus EU-alueen ulkopuolelle

Tässä kohdassa tietojen luovuttamisella ei tarkoiteta sitä, että tietosi olisivat vapaasti EU:n ulkopuolella toimivan tahon käytettävissä. Tässä luovuttaminen merkitsee sitä, että tietoja säilytetään EU:n ulkopuolella. Kun käytämme tietojen tallentamiseen pilvipalveluita, jotka saattavat sijaita EU:n ulkopuolella, pilvipalvelu toimii käytännössä tietojen säilyttäjänä. He siis pitävät huolen siitä, että tiedot on suojattu tehokkaasti. Huolehdimme aina siitä, että maa, johon tiedot siirtyvät, on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, käytettävä palvelu on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat palvelut) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen. Varmistamme siis aina, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

Tietojen säilytysaika

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Tietojen säilytysaikaa saattaa säädellä myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Sinulla on milloin tahansa oikeus pyytää meitä päivittämään tietojasi tai poistamaan ne kokonaan rekisteristämme.

Tietojen turvaaminen

Tietojasi säilytetään sähköisessä muodossa palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella mahdollisille alihankkijoillemme. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Onko tietoja pakko antaa

Jos et anna henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään toimintamme tarkoitusta. Niinpä jos et halua että käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.

Evästeet

Mikä on eväste eli cookie?
Eväste on tunniste, jonka selainohjelma tallentaa päätelaitteeseen, jolla käytät sivujamme. Evästeet eivät vahingoita päätelaitettasi.

Mihin tarkoituksiin evästeitä käytetään?
Käytämme evästeitä parantaaksemme Covis.fi -sivuston toimivuutta ja tarjotaksemme relevanttia sisältöä henkilöille, jotka sivustoamme käyttävät. Evästeiden avulla voidaan kerätä, käsitellä ja analysoida Covis.fi -sivuston käyttöön ja kävijäliikenteeseen liittyvää tietoa sekä tunnistaa selaimet, joilta palataan sivustolle.

Mitä tietoja evästeet käsittelevät?
Evästeiden käyttö on yleinen käytäntö yritysten verkkosivuilla. Sivustollamme olevien evästeiden avulla selvitämme mm.

millä sivuilla sivustokävijät vierailevat,
kuinka kauan sivustolla vietetään aikaa,
millä päätelaitteella sivustoa käytetään ja
miten sivustokävijöille toteutettavaa markkinointia kannattaa kohdentaa.

Voit milloin tahansa estää evästeiden käytön
Voit milloin tahansa rajata tai estää evästeiden tulevan käytön joko poistamalla evästeet yksitellen käytöstä tai muuttamalla laitteesi selainasetuksia. Evästeiden estäminen saattaa vähentää sivuston käyttömukavuutta, mutta ei estä sivuston käyttöä kokonaan. Voit poistaa selaimesi tallentamat evästeet selaimen asetuksista seuraamalla alta löytyviä, selainkohtaisia ohjeita.

Internet Explorer
Firefox
Google Chrome
Opera

Kuinka kauan säilytämme tietoa

Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.

Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.

Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Sinun oikeutesi rekisteröitynä

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakaspalvelu@covis.fi.

Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakaspalvelu@covis.fi tai esimerkiksi uutiskirjeen kohdalla painamalla kirjeen lopussa olevaa unsubscribe -linkkiä.

Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Oikeuksiesi toteuttaminen

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakaspalvelu@covis.fi. Pyydämme sinua samalla mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä liittämään viestiisi passi-, ajokortti- tai muun henkilötodistuskopion, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Yhteystiedot

Mikäli sinulla herää kysyttävää evästeisiin tai henkilötietojen käsittelyyn liittyen, ole yhteydessä asiakaspalvelu@covis.fi.